Change Management – jetzt oder nie

Der SMARTe Weg für einen erfolgreichen Wandel

Nachdem im vorangegangenen Beitrag die Maßnahmen des Change Managements aus der Blogreihe Change Management – jetzt oder nie erläutert wurden, soll dieser Beitrag hilfreiche Tipps zur Fehlervermeidung im digitalen Veränderungsprozess geben. Dabei kommt man heutzutage kaum noch um den Begriff SMART herum. Im Sprach- wie Lebensalltag findet er sich in vielen Varianten wieder – ob nun das Smart-Phone, die Smart-Watch, der Smart-TV, das ganze Smart-Home oder gar die komplette Smart-City gemeint ist. Das Wort „smart“ ist aus dem Jargon der Digitalisierung nicht mehr wegzudenken.

Was bedeutet „smart“?

Aus dem Englischen übersetzt kann „smart“ mehrere Bedeutungen haben: geschickt, schlau, elegant und auch pfiffig.¹ Doch nicht nur für Geräte oder Technologien ist der Begriff anzuwenden. Auch im digitalen Wandlungsprozess eines kleinen und mittleren Unternehmens, beispielweise zur Anpassung an sich wechselnde Marktanforderungen, individuelle Kundenbedürfnisse oder zur Umsetzung von Projekten, findet sich der Begriff wieder. Gerade in Pandemiezeiten kommt kein KMU um diesen Anpassungs- bzw. Veränderungsprozess herum, wenn es am Markt weiter bestehen will. Genau dieser Anspruch stellt viele KMU vor teils existenzentscheidende Fragen:

• Wie fängt man an?
• Was gilt es im Veränderungsprozess zu beachten?
• Welche Fehler können von vornherein vermieden werden?

Die Antwort auf alle Fragen ist die gleiche: Handeln Sie geschickt, schlau, elegant und pfiffig – kurzum: S M A R T. Diese fünf Buchstaben einzeln betrachtet, geben Tipps zur Durchführung von Digitalisierungsprozessen und dienen der Vermeidung von Fehlern im Laufe des Prozesses. Seien Sie:

S – spezifisch

Einhergehend mit der Veränderung ist ein selbst gestecktes und erreichbares Ziel. Dieses Ziel gilt es so klar, konkret und präzise wie möglich zu formulieren. Für ein KMU kann der Buchstabe auch für eine im Transformationsprozess festzulegende (Unternehmens-)Strategie genutzt werden. Diese ist gut zu überdenken und zu definieren. Es sind Verantwortlichkeiten zu klären und Zwischenziele zu benennen. Sie dienen wiederum der Orientierung aller Mitarbeitenden.

M – messbar

An den vorangegangenen Buchstaben angelehnt und zur Orientierung an bzw. Erreichung von gesetzten Zwischenzielen dient dieser Buchstabe. Die Kategorie „M“ sollte sowohl quantitativen als auch qualitativen Charakter haben. Beispielsweise können darunter einerseits die Senkungen der Jahresausgaben bzw. Steigerung der Jahreseinnahmen verstanden werden. Andererseits ist damit das Erreichen festgelegter Kleinziele gemeint, zum Beispiel durch Einführung eines Bewertungssystems, wodurch in weiteren Schritten die Kundenzufriedenheit erfasst und verbessert werden soll. All dies funktioniert in einem Unternehmen aber nur den Mitarbeitenden.

A – akzeptiert

Mit den Mitarbeitenden erklärt sich auch dieser Buchstabe. Einhergehend mit Veränderungen trifft man immer wieder auf Bedenken, Ignoranz, Verweigerung und Widerstände. Um aus dem A wie Angst ein A wie Akzeptanz des Wandlungsprozesses zu machen, bedarf es der Einbeziehung und Einbindung aller – sei es in die Festlegung einer Strategie, das Setzen von Zielgrößen, die Verteilung von Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten sowie der Einholung von Meinungen und Feedback. Werden des Weiteren die Vorteile der Neuerung für die Beschäftigten und das Unternehmen wiederholt positiv betont, steigt die Motivation und Identifikation der Mitarbeitenden gegenüber dem Veränderungsprozess.

R – realistisch

Ebenso wie die Belegschaft in den digitalen Veränderungsprozess eingebunden und Zielsetzungen vereinbart werden sollten, so sollten diese auch mit ihnen in die Realität umgesetzt werden. Das bedeutet gleichzeitig, die Expertise der Mitarbeitenden für den digitalen Transformationsprozess zu nutzen, sie in deren Expertenbereichen einzuteilen und als Befürworter des Wandels fungieren zu lassen. Außerdem sind Ziele, ob kurz-, mittel- oder langfristig angedacht, so zu formulieren, dass diese auch erreicht werden können. Dabei sind nachstehende Punkte zu beachten²:

• das richtige Maß der Geschwindigkeit
• eine ausgewogene Dosis an Ehrgeiz
• ein gewisser Grad an Zielstrebigkeit
• die Nutzung verfügbarer Ressourcen

Damit der Spagat zwischen Umsetzung und Utopie nicht zu groß wird, hilft der Ausbruch aus alten, eingefahrenen Routinen und die Hinwendung zu neuen Ritualen. Damit dies gelingt, ist es ratsam, immer wieder Feedback einzuholen und daraus weitere Schritte abzuleiten.

T – terminiert

Es ist in jedem Lebensbereich so: Mit der Zeit schleichen sich Routinen ein. Das bildet die Überleitung zum letzten Buchstaben. Erfolgsreich umzusetzende Veränderungsprozesse erfordern eine zeitliche Eingrenzung. So kann beispielsweise das Erreichen von Zwischenzielen abrechenbar gemacht, Fortschritte des Wandels visualisiert und als Feedback verwendet werden. Der zeitliche Rahmen hat demnach sowohl eine Kontroll- wie auch Motivationsfunktion. Gerade für Unternehmen ist redensartlich Zeit gleich Geld, nur fehlt oft der erste Schritt.

In allen 5 Kategorien empfiehlt sich, vollkommene Transparenz zugrunde zu legen, ob zur Weitergabe von Informationen oder Bewältigung von Konflikten. Diese kann durch ausführliche Kommunikation erreicht werden. Kurz gesagt – miteinander reden, denn:

„Nur dem redenden Menschen kann geholfen werden.“

Das Thema Kommunikation wird den Schwerpunkt des fünften und letzten Beitrags dieser Blogreihe bilden. Sofern Sie „Redebedarf“, also Fragen zur und Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens, haben, handeln Sie. Seien Sie geschickt, schlau, elegant und pfiffig – kurzum SMART. Dazu steht Ihnen neben unserem Digital-Check auch unser fachkompetentes Team gern zur Seite.

Autor: Michael Schemann

Quellenverzeichnis:

[1] https://dict.leo.org/englisch-deutsch/smart (Datum: 24.02.2021)

[2] angelehnt an:

• https://www.perwiss.de/change-management.html#warum (Datum: 24.02.2021)
• https://newmanagement.haufe.de/leadership/corona-und-die-folgen-tipps-fuers-krisenmanagement (Datum: 24.02.2021)
• https://organisationsberatung.net/fehler-im-change-management/ (Datum: 24.02.2021)