Kommunikation ist das A & O
Mit Transparenz durch den digitalen Wandel
Der fünfte und somit letzte Beitrag dieser Blogreihe befasst sich mit einem der wichtigsten Punkte in Veränderungsprozessen – der Kommunikation. Durch den Einsatz verschiedener Möglichkeiten, beispielsweise durch Befragung der Mitarbeitenden oder Einholen von Feedback, können Meinungen und Einstellungen von Beschäftigten eingefangen und wahrgenommen werden. Des Weiteren lassen sich Ablehnung, Ängste und Widerstände erkennen, die den Erfolg der digitalen Transformation beeinträchtigen. So ist „schlechte Kommunikation“ unter den TOP 5, weshalb Veränderungsprozesse scheitern.1
In vielen KMU werden Entscheidungen und Maßnahmen bezüglich Anpassung an sich ändernde Gegebenheiten zumeist noch von der Führungsetage getroffen. Um somit die Belegschaft nicht vor vollendete Tatsachen zu stellen und das Gelingen des Wandels zu gewährleisten, sollen im weiteren Verlauf folgende Fragen beantwortet werden:
Wie erkennt man Widerstände und was kann gegen diese im KMU getan werden?- Welche Maßnahmen sind zu treffen und worauf ist bei der Umsetzung zu achten?
- Wen kann man bei Fragen kontaktieren und wer kann helfen?
Kennzeichen von Widerständen
Dr. Rebecca Koch unterscheidet in einem Interview vom November 2020 zwischen aktivem und passivem Widerstand.2 Dabei wird wie nachstehend unterteilt und einige Beispiele angeführt:
aktiver Widerstand
negative Äußerungen (sach- und personenbezogen), Ablehnung der Veränderung, Stimmungsmache gegen Prozess
passiver Widerstand
Änderung im Mitarbeiterverhalten durch Rückzug, Einsatzbereitschaft sowie möglicher Verspätung zu prozessbegleitenden Meetings
Um dem vorbeugen und entgegenwirken zu können, ist es für die Unternehmens- beziehungsweise Führungsebene notwendig, sich die 7 Phasen (nach Richard K. Streich) vor Augen zu führen, die der Mensch in Veränderungsprozessen durchläuft. Das folgende Diagramm stellt diese grafisch dar3:
Damit sich Ängste, Widerstände bis hin zu Verweigerungen nicht erst entwickeln, sich häufen oder es gar zum Scheitern des Wandels kommt, ist es ratsam, mit der Belegschaft von Beginn an unter Beachtung dieser 3 Eigenschaften zu sprechen:
ehrlich • offen • direkt
Koch empfiehlt im ersten Schritt „Je mehr Raum Chefs bieten, Veränderungen zu besprechen, desto höher ist die Akzeptanz. Unternehmer sollten dafür jeden nur denkbaren Kanal nutzen: das schwarze Brett, Meetings, der kurze Schnack auf dem Flur – alles Gelegenheiten, um Bedenken, Ängste und Unmut auszuspüren.“4
Das verlangt Ehrlichkeit von beiden Seiten. Es gilt die Meinungen der Mitarbeitenden einzuholen, ihnen deutlich zu verstehen geben, dass deren Meinungen wichtig sind, deren Bedenken nachvollzogen werden können und konstruktive Lösungsvorschläge in den Prozess eingebaut werden.
Offenheit im Umgang mit Ängsten und Unmut unterstreicht Glaubwürdigkeit. Dabei ist die Vorbildfunktion der Geschäftsführung eine maßgeblich wichtig. Aber auch die Offenheit für Neues, beispielsweise die Teilnahme an Qualifizierungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, unterstützt den Veränderungsprozess seitens der Beschäftigten.
Letztendlich bleibt eines bestehen: eine Veränderung wird kommen. Direkter ausgedrückt, wird das Unternehmen zum Weiterbestehen am Markt um einen Veränderungs- und Anpassungsprozess nicht herumkommen. Wichtig ist dabei auch die Strategie und die dafürsprechenden Gründe nie aus den Augen zu verlieren. Deshalb sei als Zwischenfazit an dieser Stelle Prof. Dr. Dirk Lippold zitiert5:
„Ein gut informierter Mitarbeiter ist zumeist auch ein guter Mitarbeiter!“
Die 5 Fallen der Kommunikation
Legt man Watzlawicks bekanntes Zitat „Man kann nicht nicht kommunizieren“ zugrunde, gilt es nur noch zu beachten, die Fehlerquote in den Interaktionen so klein und gering wie möglich zu halten. In Anlehnung an Christina Holls Beitrag sind nachstehend fünf Fallen unternehmensinterner Kommunikation in Veränderungsprozessen zusammengefasst6:
Falle 1 – zu spät:
So gut die Absichten seitens der Entscheidungsebene auch sein mögen und sich um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden Gedanken gemacht werden, wird es bei zu später Kommunikation zu Spekulationen und Abneigungen bezüglich der Veränderungen kommen.
Falle 2 – zu viel:
Die richtige Menge der Informationsweitergabe ist zu beachten. Hier sollte weniger nach dem Motto „Viel hilft viel“, sondern vielmehr unter der Prämisse „Das gesunde Mittelmaß“ vorgegangen werden. Somit wird einer Reizüberflutung vorgebeugt.
Falle 3 – zu negativ:
Als „Gewohnheitstier“ ist der Mensch gerade bei sich stets wechselnden Marktanforderungen auf Sicherheit und Beständigkeit bedacht. In ihrer Vorbildfunktion als Unternehmensleitung sollte demnach Abstand von den drei Sätzen des Stillstands genommen und die Vorteile der Neuerungen für die Belegschaft fokussiert werden.
Falle 4 – zu schwammig:
Dass Veränderungsprozesse mit Anstrengungen und Bemühungen einhergehen, sollte von Anfang an klargestellt werden. Darüber hinaus sollten Verantwortlichkeiten, Zuständigkeitsbereiche und Termine kommuniziert werden. Die Einhaltung der SMART-Regeln sorgt hier für freie Sicht, einen festen Rahmen und optimale Transparenz.
Falle 5 – zu früh zu Ende:
Da man schon „nicht nicht kommunizieren“ kann, ist es nach der Implementierung des Neuen angebracht, auch die betriebsinterne Kommunikation zu reflektieren, aus Fehlern zu lernen und für weitere Maßnahmen zu nutzen. Das Einfordern von Feedback kann dabei hilfreich sein. Leider wird diese Möglichkeit und die damit verbundenen Chancen zur Qualitätssteigerung sehr oft übersehen.
Fazit:
„Wer offen spricht und aufrichtig versucht, Zweifel und Befürchtungen auszuräumen und Ängste abzubauen, ohne zu beschönigen, wird Skeptiker, Bedenkenträger und Bremser motivieren, die Veränderung mitzutragen.“7
Unterstützung durch Wirtschaft 4.0 und unser Netzwerk
Mit unserem Netzwerkpartner Pett|PR steht den KMU in Thüringen ein kompetenter Ansprechpartner mit durchdachten Konzeptionen aus dem Kommunikationsmanagement bei Veränderungsprozessen zur Seite. Die freundlichen und fachkundigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team um Geschäftsführerin Ninette Pett freuen sich ebenso wie das Team von Wirtschaft 4.0 über Ihre Anfragen.
Autor: Michael Schemann
Quellen:
[1] https://www.strategy-transformation.com/kompetenzen-transformations-management/ (Datum: 12.04.2021)
[2] https://www.impulse.de/management/personalfuehrung/change-prozesse/7372977.html?conversion=ads (Datum: 12.04.2021)
[3] https://agile-unternehmen.de/agile-transformation-tipps/ (Datum: 12.04.2021)
[4] https://www.impulse.de/management/personalfuehrung/change-prozesse/7372977.html?conversion=ads (Datum: 12.04.2021)
[5] https://www.der-bank-blog.de/fuenf-handlungsfelder-change/fuehrung-und-management/37658406/ (Datum: 12.04.2021)
[6] https://www.roberthalf.de/blog/wenn-alles-anders-wird-change-prozesse-souveraen-managen (Datum:12.04.2021)
[7] https://www.impulse.de/management/personalfuehrung/change-prozesse/7372977.html?conversion=ads (Datum: 12.04.2021)
