Datenmanagementsysteme – Wie sie Prozesse, Archivierungen und Organisation vereinen
In unserer online Veranstaltung vom 11. Mai waren die Experten der z1Digital GbR zu Gast, um die wichtigsten Punkte rund um Datenmanagementsysteme und ihre praktische Anwendung zu vermitteln. Hier haben wir die relevantesten Fakten für Sie zusammengefasst:
Was sind Datenmanagementsysteme eigentlich?
Datenmanagementsysteme (kurz: DMS) ermöglichen es allen Unternehmen ihre Prozesse und Dokumente datenbankgestützt zu verwalten.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein papierloses Büro, das dennoch Prozesse, Organisation und Workflows sicher aufbewahrt und einen barrierefreien Zugang ermöglicht. Der Workflow wird automatisiert, weiterhin sind Bearbeitung und Nachverfolgung möglich. Ein nachhaltiges Handling ohne Papierverbrauch sind also garantiert.
Generell unterscheidet man drei DMS-Arten:
- Klassische DMS,
- Cloudbasiertes DMS und
- vorgangsbasiertem Tool mit DMS Funktionalität
Auf den ersten Blick bieten klassische und cloudbasierte DMS dieselben Vorteile: Eine Strukturierung und Archivierung von Dokumenten, eine leistungsstarke Suche und kurze Dokumentenwege. Dennoch gibt es erhebliche Unterschiede.
Unterschiede zwischen den verschiedenen DMS
Das klassische DMS ist seit 30 Jahren eine bewährte Technologie, das Dokumente aller Art auf den firmeneigenen Server speichert. Eine sinnvolle und vor allem leistungsstarke Suche ist hier ein entscheidender Vorteil. Allerdings muss man bedenken, dass die Installation und die Implementierungszeit einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen und der Zugang nicht von überall oder nur mit einem VPN-Zugang möglich ist.
Das cloudbasierte DMS hingegen ist von überall abrufbar – vorausgesetzt man hat einen Internetzugang – und es benötigt hierfür keine zusätzliche Hardware. Außerdem gewährleisten diese eine hohe Datensicherheit durch die geografisch getrennten Standorte der Daten und Back-ups.
Bei beiden Systemen ist jedoch der administrative Aufwand nicht zu unterschätzen. Durch die meist starren Strukturen kann man Änderungen in einen Prozess nur schwer einpflegen. Ein Dokument für eine Prozessabbildung bzw. für die Automatisierung ist also zwingend notwendig.
Bei einem vorgangsbasierten Tool mit DMS Funktionalität fällt dieser Faktor weg, da dieses den Prozess in den Mittelpunkt stellt und nicht die Dokumente. Durch dieses Tool ist ein vorgangsbasiertes Arbeiten auch ohne Dokumente also möglich. Parallel bietet es aber alle Vorteile eines moderner, cloudbasierten DMS.
Auch der Implementierungszeitraum fällt für Unternehmen hier deutlich geringer aus. Wenn sie sich im Klaren darüber sind, welche Prozesse und Workflows abgebildet und wie diese gestaltet werden sollen, wird die Struktur umgesetzt und auf ihr Unternehmen zugeschnitten, implementiert. Dabei kann die Struktur des DMS zu jederzeit schnell und unkompliziert angepasst werden.
Das vorgangsbasierte DMS ist eine durchaus sinnvolle Kommunikationsplattform, in der E-Mails automatisiert versendet und eingehen können. Die Vergabe von Berechtigungen stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen Zugang zu die für sie wichtigen Vorgänge haben und Aufgaben an entsprechender Stelle zuweisen können. So hat jede:r eine geordnete Organisation im Blick.
Die Referenten des Vormittags der z1Digital GbR können Sie in der Wahl eines passenden DMS und der Abbildung Ihrer Prozesse unterstützen. Hierfür können Sie gern über die Website der Anbieter Kontakt aufnehmen.
Hat Ihnen der Beitrag gefallen und weitergeholfen? Dann informieren Sie sich gerne auf unserer Webseite unter: Veranstaltungen Archiv – Thüringen 4.0 (thueringen40.de) und verpassen Sie keine Veranstaltung mehr!
Wir freuen uns auf Sie!
Text: Eyleen Sinnhöfer
Bild: https://pixabay.com/de/illustrations/blockchain-personen-h%c3%a4nde-sch%c3%bctteln-4736371/
