Seit dem Lockdown sind die Nutzungszahlen von Diensten wie Microsoft Teams und ähnlichen rasant angestiegen. Welche Möglichkeiten sich für Unternehmen in der Praxis bieten, um Kollaborationstools effizient für ihre Kommunikation einzusetzen, haben wir gemeinsam mit drei Experten aus unserem Partnernetzwerk beim virtuellen Stammtisch Kollaboration am 13.November diskutiert.
3 Erkenntnisse aus der Veranstaltung wollen wir Ihnen nachfolgend kurz zusammenfassen:
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Slack ist ein mächtiges Software-Tool, das die Zusammenarbeit intern wie extern enorm erleichtern kann.
Slack ist ein Werkzeug, mit dem Kommunikation auf möglichst einfache Weise organisiert werden kann. Mit Hilfe von so genannten Channels (Themenräumen) können verschiedene Teams oder Projekte ihre eigene Kommunikationsplattform erhalten. Dank eines ausgefeilten Rechtemanagements kann sichergestellt werden, dass jeder Nutzer nur so viel sehen kann, wie er sehen soll. Neben der Kommunikation in Channels ist aber auch die direkte Kommunikation in 1-zu-1 Chats möglich.
Über die reine Chatkommunikation hinaus, können auch Dateien hochgeladen und kommentiert werden. Über eine intelligente Suche können sowohl Diskussionen wie auch Dokumente einfach wiedergefunden werden. Der große Vorteil von Slack liegt in der Möglichkeit mit Hilfe der Anbindung von zahlreichen Apps wie Dropbox, Trello, WebEx und Co. den Funktionsumfang des Tools enorm auszuweiten.
Slack kann sowohl unternehmensintern verwendet werden, wie auch für die Kommunikation mit Kunden geeignet sein, um so gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Kunden über Projektstände zu informieren oder ähnliches. In der Praxis scheitert die Anwendung in vielen Fällen jedoch häufig noch an der Skepsis der Kunden in der Anwendung.
Spannende Einblicke aus dem praktischen Einsatz von Slack gab bei der Veranstaltung Dr. Reimund Meffert von der batix Software GmbH. Dabei erklärte er unter anderem, wie mit Hilfe des Slack Chatbots beispielsweise das Sever Management in seinem Unternehmen fast vollständig automatisiert ausgeführt werden konnte und sich der Bereitschaftsdienst für die Mitarbeiter somit stark minimierte.
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What’s App im Geschäftsleben? Hier ist Vorsicht geboten.
WhatsApp ist Teil von Facebook mit Serverstandort in den USA. Obwohl die Kommunikation verschlüsselt wird, erhebt WhatsApp dennoch Metadaten wie Telefonnummern, Standorte, Daten aus dem Adressbuch des Nutzers etc. Da in den meisten Fällen nicht von allen Personen im Adressbuch, auf deren Daten durch WhatsApp zugegriffen wird, eine Einwilligung zur Datenerhebung und –weitergabe vorliegt, ist die Nutzung von WhatsApp als Businessdienst nicht nur nicht DSGVO-konform, sie wird auch in den AGBs von WhatsApp explizit untersagt.
Unternehmen, die WhatsApp dennoch als Plattform für ihr Geschäft nutzen wollen, bietet WhatsApp Business eine Alternative. Hierfür kann es mit Hilfe einer WhatsApp Business Solution beispielsweise ermöglicht werden, die Nutzung DSGVO-konform zu gestalten, den Kundenservice via WhatsApp zu erleichtern und CRM Tools anzubinden.
Heiko Kahl von der Digitalagentur Thüringen gab uns in seinem Vortrag eine Liste von Messenger Diensten, die aus Datenschutzsicht sogar noch empfehlenswerter sind, z.B.
- Threema
- Signal
- Wire
- Teamwire
- Hoccer
Der bekannte Dienst Telegram ist aufgrund der Adressdatensynchronisation übrigens nicht DSGVO-konform.
Auch in Bezug auf Kollaborationstools konnte Heiko Kahl eine Empfehlung aus Datenschutzsicht aussprechen. Folgende Dienste sind zum Beispiel aktuell DSGVO-konform:
- Cisco Webex
- Adobe Connect
- GoToMeeting
Bei der Auswahl eines Dienstes ist selbstverständlich neben den Datenschutzaspekten vor allem zu berücksichtigen, ob der Dienst in der Zielgruppe genutzt wird oder zumindest bekannt ist. Die Akzeptanz der Nutzer ist dabei erfolgsentscheidend.
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Der Markt bietet eine Vielzahl an DSGVO-konformen Kollaborationstools, die Unternehmen bei der Arbeit auf Distanz unterstützen können
Franziska Buchwald vom Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Ilmenau gab in ihrem abschließenden Vortrag Einblick in bereits verbreitete Kollaborationstools wie Microsoft 365 mit den Anwendungen Microsoft Teams oder dem Microsoft Planner. Darüber hinaus stellte sie auch weniger bekannte Tools vor. Darunter: Mattermost.
Ähnlich aufgebaut wie Slack oder Teams, bietet Mattermost eine Vielzahl an Nutzungsmöglichkeiten, ist aufgrund des Serverstandorts in Europa jedoch DSGVO-konform und über Multi-Factor-Authentifizierung aus Datenschutzsicht als sehr sicher einstufbar. Darüber hinaus bietet das Tool einige Zusatzfunktionen wie eine automatisierte Übersetzungsfunktion. Eine weitere Alternative ist der Dienst Wire, der mit den Serverstandorten in Deutschland und Irland und dem Firmensitz in der Schweiz einem hohen Sicherheitsstandard gerecht wird.
Als Social Intranet Möglichkeit wurde außerdem SAP Jam vorgestellt. Hier wird für das Unternehmen ein internes Social Network zur Verfügung gestellt, über welches Beiträge gepostet, Gruppen gebildet oder Wikis erstellt werden können. So können Diskussionen geführt, Fragen gestellt und Dokumente transparent an einem Ort dargestellt werden.
Abschließend ist zu allen vorgestellten Tools zu sagen, dass jede Software nur so gut ist, wie der Mensch, der sie bedient. Die Akzeptanz der Nutzer muss somit unbedingt sichergestellt werden. Außerdem sind konkrete Kommunikationsregeln für die entsprechenden Medien zu formulieren, um eine Informationsüberflutung und Überforderung der Nutzer zu vermeiden. Neben den diversen Möglichkeiten der Produktivitätssteigerung mit Hilfe dieser Software-Tools ist jedoch auch nicht zu vergessen, dass Mitarbeiter ebenfalls ein Bedürfnis nach inoffizieller Kommunikation verspüren. Vor allem im Bereich Remote Work ist daher empfehlenswert, auch einen Raum für private Kommunikation und Nebensächlichkeiten zu schaffen, um diesem Bedürfnis gerecht zu werden.
Wünschen Sie sich eine Orientierung über digitale Kollaborationsplattformen, die konkret zu Ihrem Unternehmen passt? Dann kontaktieren Sie uns gern unter thueringen@wirtschaft40.de
Autor: Eyleen Sinnhöfer
