Ob kleine, mittlere oder große Unternehmen – sie alle sind derzeit besonders von digitalen und strukturellen Veränderungsprozessen betroffen, da ältere Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, Nachwuchs nicht ausreichend vor der Tür steht und digitale Prozesse Aufgabenfelder und Arbeitsorganisation verändern. Doch was nützt die beste Neuerung, wenn sie keiner will? Wir haben Sarah Erdmann gefragt, wie Mitarbeiter bei anstehenden Veränderungen durch digitale Transformation, Automatisierung oder technische Innovationen erfolgreich mitgenommen werden können. Im Beraterteam der PETT PR Gesellschaft für Unternehmenskommunikation berät die 31-Jährige im Schwerpunkt Veränderungs- und Akzeptanzkommunikation.
Interne Kommunikationsprozesse, Wissenstransfer und Sicherung spielen in den Unternehmen eine immer bedeutsamere Rolle. Unter der Last des Tagesgeschäfts bleiben Motivation und Mitarbeiterbindung jedoch schonmal auf der Strecke. Schlimmer noch: Veränderungen durch digitale Geschäftsmodelle, vernetzte Kommunikationswege und cloudbasierte Anwendungen stellen bekannte Routinen auf den Kopf. Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter dann „abgehängt“, nicht mehr eingebunden, gebraucht und ziehen sich in den Dienst nach Vorschrift zurück. Der Produktivitätsverlust kommt schleichend daher, oftmals unbemerkt von Team und Vorgesetzten. Wer gibt schon gern zu, dass er sich mit der neuen Software nicht wohlfühlt?
„Innovationen bringen Veränderungen, rufen aber auch Unsicherheit und Abwehr hervor“
Wo Mitarbeiter schlimmstenfalls sogar das Unternehmen verlassen, geht oft auch wertvolles Knowhow verloren. Selbst Nachfolger – sofern diese gefunden werden können – brauchen ihre Zeit, um Strukturen und Prozesse zu überschauen, Erfahrungen zu sammeln und sich im Team zurecht zu finden. In der begleitenden Kommunikation von Veränderungsprozessen sieht Erdmann wertvolles Potenzial schlummern: „Menschen funktionieren nicht so rational wie Maschinen, die ich einfach umprogrammiere. Die eigenen Denk- und Handlungsmuster sind von persönlichen Erfahrungen und Wissen geprägt. Das kann einem Veränderungsprozess im Unternehmen schonmal im Wege stehen“, so die Sprachwissenschaftlerin. „Gerade bei der Einführung neuer Systeme ist es wichtig, die richtigen Mitarbeiter frühzeitig ins Boot zu holen. Sie kennen die Schwächen und können mit ihrem Wissen schon von Beginn an den Transformationsprozess bereichern, um nicht nur einfach digitaler zu werden, sondern fehlerhafte Prozesse nicht auch noch zu übernehmen“, weiß Sarah Erdmann.
„Erfahrene Mitarbeiter sind extrem wertvoll!“
Was früher mit einem Zwinkern den Flurfunk beschrieb, ist in Zeiten des Fachkräftemangels extrem wertvoll geworden. Austausch und Informationsvermittlung müssen flexibel, zeitnah, zielführend und effizient erfolgen können, auch fernab formeller Wege. Erdmann beschäftigte sich vor diesem Hintergrund und im Zuge der digitalen Transformation intensiv mit dem Thema Interne Kommunikation, studierte Theorie und Empirie von Informationsprozessen, die Akzeptanz von Innovationen und leitete daraus Handlungsempfehlungen insbesondere für mittelständische Unternehmen ab.
Sarah Erdmann ist sich sicher, dass gerade KMU gute Voraussetzungen mitbringen, was die interne Kommunikation angeht: sie kennen ihre Mitarbeiter, wissen meist um die Sorgen und Schwächen und können gezielt und vertrauensvoll auf sie eingehen. Das sei in Großunternehmen unlängst schwerer, so Erdmann: „Hier wird noch persönlich und direkt kommuniziert, man kennt sich und vertraut sich. Zumeist sind die Wissensträger in den technischen Bereichen oder direkt an der Schnittstelle zum Kunden angesiedelt und ziemlich gut vernetzt.“ Laut Erdmann benötigen gerade KMU mit ihren direkten Kommunikations- und Entscheidungswegen und der flachen Hierarchie oftmals nur noch etwas Systematik zur kommunikativen Begleitung des Veränderungsprozesses, um das Wissen und die Erfahrung ihrer Mitarbeiter rechtzeitig einzubinden und besser zu nutzen: „Hier schlummert großes Potenzial, um die PS auf die Straße zu bringen, wie man so schön sagt.“
Bund und Freistaat unterstützen KMU mit Förderung
Beratungen zur erfolgreichen Bewältigung digitaler Veränderungsprozesse beispielsweise durch Vernetzung, Softwareeinführung oder Optimierung interner Kommunikations- und Informationsprozesse sind für KMU dank verschiedener Bundes- und Landesmittel in Thüringen förderfähig. Sie sollen insbesondere die kleinen und mittleren Unternehmen dazu befähigen, ihre Ressourcen, ihr Wissen und ihre Flexibilität als strategischen Wettbewerbsvorteil zu nutzen. Zu den Programmen beraten u.a. Qualitätssicherer wie RKW und Ellipsis, die IHK, die Handwerkskammern sowie akkreditierte Beratungsunternehmen im Mittelstand.
Ein Gastbeitrag von Sarah Erdmann, Pett PR
